Clinique vétérinaire : les appels, les devis et les comptes-rendus suivis entre deux consultations

Offre 01 · Zéro appel manqué

Clinique vétérinaire : les appels qui tombent pendant les consultations ne se perdent plus

Le vétérinaire est en consultation, l’accueil a déjà un propriétaire au comptoir et un autre en ligne. Le standard répond aux appels suivants par SMS, note l’animal et le motif, et propose une consultation.

À l’accueil, un appel chasse l’autre

Dans une clinique, le téléphone ne s’arrête pas : prises de rendez-vous, résultats d’analyses, renouvellements, questions sur un traitement, urgences. Aux heures de pointe, la personne de l’accueil est déjà en ligne quand le deuxième appel arrive, et le troisième sonne dans le vide. Le propriétaire inquiet ne rappelle pas toujours : il appelle la clinique d’à côté.

Le standard ne remplace pas l’accueil. Il prend les appels auxquels personne ne peut répondre : ligne occupée, ou pas de réponse au bout de quatre sonneries.

Ce qui se passe quand personne ne peut décrocher

1. L’accueil répond, comme d’habitudeLe standard n’intervient que si la ligne est occupée ou si personne ne décroche.
2. Un SMS part au nom de la cliniqueLe propriétaire apprend que l’équipe est occupée et que sa demande est prise. Le lien ouvre une page au nom de la clinique.
3. L’animal et le motifEspèce, ce qui se passe, depuis quand, déjà suivi à la clinique ou non.
4. La consultation est proposéeUn créneau libre dans l’agenda de la clinique, et un résumé pour l’équipe.

Les questions posées aux propriétaires

• Quel animal, et est-il déjà suivi à la clinique ?
• Ce qui se passe, et depuis quand.
• Est-ce qu’il mange et boit normalement ?
• C’est pour un rendez-vous (vaccin, contrôle, stérilisation) ou pour un souci de santé ?
• Le nom du propriétaire et le prénom de l’animal.

Moins d’interruptions pour l’équipe

Chaque appel pris par le standard, c’est une interruption en moins pour l’accueil, et une consultation qui n’est pas coupée par une sonnerie. Les demandes arrivent déjà triées, avec le motif et le créneau proposé ; l’équipe rappelle quand c’est utile, pas pour recopier un nom et un numéro.

Ce que ça coûte, et quand c’est rentable

1 690 € de mise en place, puis 420 € par mois. Le calcul qui compte tient en une ligne : divisez 420 € par le montant moyen d’une consultation ou d’un acte chez vous. Le résultat, c’est le nombre de clients à rattraper chaque mois pour que le standard soit payé. Au-delà, il vous rapporte.

Vous pouvez commencer par un essai d’un mois, à 250 €. Le standard est installé chez vous et tourne pour de vrai pendant trente jours : chaque lundi, vous voyez ce qu’il a rattrapé. Si vous continuez, les 250 € sont déduits de la mise en place (il reste 1 440 € à régler), et l’abonnement commence à la fin de l’essai. Si vous arrêtez, vous coupez le renvoi et rien de plus n’est dû.

Pendant le diagnostic gratuit, on fait ce calcul avec vos chiffres. Si le standard ne vous rapportait pas plus qu’il ne coûte, je vous le dirais. Vous pouvez aussi le faire seul avec le calculateur des appels manqués.

Le fonctionnement complet, les garde-fous et ce que le standard ne fait pas sont détaillés sur la page du standard téléphonique intelligent.

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Offre 02 · Relance automatique des devis

Les devis de soins que les propriétaires laissent en suspens

Un détartrage, une chirurgie programmée : le propriétaire repart avec un devis et veut y réfléchir. Sans nouvelles, les soins sont repoussés. La relance part au nom de la clinique, un WhatsApp au troisième jour puis un appel automatique au dixième, et elle s’arrête dès que le propriétaire répond.

1 700 € de mise en place, puis 240 € par mois. Tout savoir sur la relance des devis

À lire aussi : Relancer un devis sans réponse : quand et quoi écrire

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Offre 03 · Traitement des documents entrants

Les factures de la centrale d’achat, vérifiées avant paiement

Vaccins, médicaments, consommables, résultats de laboratoire : la clinique reçoit beaucoup de documents chaque semaine. Chaque matin, ils sont triés, les factures sont comparées aux commandes et aux livraisons, et le point arrive sur WhatsApp à 8 h 30. Rien n’est payé sans votre accord.

3 500 € de mise en place, puis 350 € par mois. Tout savoir sur le traitement des documents

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Offre 04 · Compte-rendu automatique de rendez-vous

Le compte-rendu de consultation, prêt avant le patient suivant

Après une consultation, vous dictez ce que vous avez constaté, le traitement et le contrôle prévu. Le compte-rendu arrive en brouillon, vous le relisez, et le propriétaire le reçoit au nom de la clinique.

1 800 € de mise en place, puis 180 € par mois. Tout savoir sur le compte-rendu automatique

À lire aussi : Compte-rendu de visite client ou commerciale : modèles

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Questions fréquentes