Compte-rendu de visite client ou commerciale : la méthode et deux modèles à copier

Pourquoi l’envoyer, et pourquoi le jour même

Le compte-rendu évite les malentendus : ce que le client a demandé, ce que vous avez vu, ce que vous avez promis. Il prépare le devis, qui arrive ensuite sans surprise. Et il vous distingue : peu de professionnels le font, encore moins le jour même.

Le jour même, parce que votre mémoire est fraîche et celle du client aussi. Le lendemain, vous avez eu trois autres rendez-vous, et le compte-rendu se réduit à trois lignes vagues, ou ne part jamais.

Visite client ou visite commerciale : deux comptes-rendus

Après une visite, il y a en réalité deux documents. Le premier part chez le client : il reprend ce qui a été dit et la suite, en quelques lignes, avec des mots simples. Le second reste chez vous, dans votre carnet, votre tableur ou votre logiciel de suivi : il note ce que vous avez compris de la situation, ce qui peut faire signer ou non, et la date de la prochaine action. C’est souvent ce second document qu’on appelle le compte-rendu de visite commerciale.

Les mélanger est une erreur fréquente. Le client n’a pas à lire votre avis sur ses chances de signer, et votre suivi ne vous sert à rien s’il se limite à « RDV OK ».

Ce que doit contenir le compte-rendu pour le client

1. Un remerciement pour l’accueil ou le temps accordé, en une phrase.
2. Ce que vous avez constaté : l’état des lieux, les mesures, les points techniques.
3. Ce que veut le client, avec ses mots : son besoin, ses préférences, son budget s’il l’a donné.
4. Ce qui est convenu : la solution retenue, les options à chiffrer.
5. La suite, avec une date : « vous recevez le devis d’ici jeudi ».

Modèle 1 : le compte-rendu envoyé au client

Cinq à huit lignes suffisent. Un compte-rendu n’est pas un rapport : c’est un message que le client lit sur son téléphone.

Ce que doit contenir le compte-rendu pour votre suivi

• La date, le lieu et les personnes présentes, avec leur rôle : qui décide, qui utilisera, qui paie.
• L’objectif de la visite : chiffrer, présenter une offre, faire le point, régler un problème.
• La situation du client, avec ses mots : ce qui ne va pas aujourd’hui, ce qu’il a déjà essayé.
• Ses critères : le budget s’il l’a donné, le délai, ce qui compte le plus pour lui.
• Les freins ou objections entendus, et ce que vous avez répondu.
• Ce qui a été convenu, et ce que vous avez promis d’envoyer.
• La prochaine action, avec sa date : « devis jeudi », « rappel le 21 à 14 h ».
• Votre avis, en une ligne : les chances que ça se fasse, et pourquoi.

Modèle 2 : la fiche de suivi après une visite commerciale

Remplissez-la dans les minutes qui suivent la visite. Dans trois semaines, au moment de relancer, c’est elle qui vous rappellera ce que le client a dit et ce qui le faisait hésiter.

Deux exemples complets

Ces exemples sont fictifs : les personnes et les entreprises ont été inventées.

Des exemples selon le métier

• Artisan, après une visite de chiffrage : « Nous remplaçons la baignoire par une douche à l’italienne ; l’évacuation sera reprise et le carrelage du sol refait. Vous recevrez le devis d’ici 48 heures. » Voir la page des plombiers-chauffagistes.
• Couvreur, après une visite de toiture : « Nous avons relevé douze tuiles cassées côté nord et un faîtage à reprendre sur six mètres. » Voir la page des couvreurs.
• Garage, après un contrôle : « Les plaquettes avant sont à changer, les disques sont en bon état, les pneus arrière sont à surveiller. » Voir la page des garages.
• Clinique vétérinaire, après une consultation : le constat, le traitement et la date du contrôle. Voir la page des cliniques vétérinaires.

L’écrire en deux minutes

La méthode la plus simple : dicter. Dans la voiture, avant de repartir, utilisez la dictée vocale de votre téléphone et racontez le rendez-vous comme à un collègue, en suivant la fiche de suivi. Puis demandez-vous ce que le client doit en retenir : c’est votre message. Relisez, corrigez un mot, envoyez.

Dicter après, seul, vaut mieux qu’enregistrer le rendez-vous : enregistrer une conversation sans l’accord de la personne pose un vrai problème juridique, et vous vous retrouveriez avec trois quarts d’heure à trier.

Ce qu’il vaut mieux ne pas y mettre

• Un prix que vous n’avez pas encore calculé : il va dans le devis.
• Un délai que vous n’êtes pas sûr de tenir.
• Le jargon technique que le client n’a pas compris sur place.
• Dans le message au client, votre avis sur ses chances de signer : il reste dans votre fiche.

Les questions qu’on se pose

• Combien de temps après la visite ? Le jour même, si possible avant de repartir. Au-delà de deux jours, il perd l’essentiel de son effet.
• Par quel moyen l’envoyer ? Par e-mail si un devis ou des documents suivent ; par SMS ou WhatsApp pour un particulier qui lit surtout sur son téléphone.
• Faut-il le faire valider par le client ? Rien ne l’impose, mais une phrase comme « dites-moi si j’ai oublié quelque chose » l’invite à corriger un malentendu avant le devis.
• Quelle longueur ? Cinq à huit lignes pour le client. La fiche de suivi peut être plus longue, elle n’est lue que par vous.
• Où ranger la fiche de suivi ? Là où vous la retrouverez au moment de relancer : la fiche du client dans votre logiciel, un tableur, ou un carnet, toujours au même endroit.

Quand vous en faites beaucoup

Le compte-rendu automatique de rendez-vous transforme cinquante secondes de dictée en fiche client remplie et en compte-rendu rédigé, prêt à relire. Un bouton l’envoie à votre nom. Rien ne part sans votre relecture.

Pour la suite, le guide pour relancer un devis sans réponse reprend là où le compte-rendu s’arrête.