Offre 03 · traitement des documents entrants
Traitement des documents entrants : tout ce qui arrive est trié avant le café
Factures fournisseurs, bons de livraison, courrier, photos envoyées sur WhatsApp : tout arrive au même endroit, est lu, trié et contrôlé chaque matin. Vous recevez le point à 8 h 30, et rien n’est payé sans votre accord.
Le problème n’est pas la saisie, c’est ce qui passe entre les mailles
Une facture de douze radiateurs pour dix livrés. La même facture reçue deux fois, par e-mail puis par courrier. Un fournisseur qui « change de banque » et envoie un nouveau RIB, qui n’est pas le sien. Une attestation de sous-traitant expirée, une amende de véhicule dont le délai court. Rien de tout cela ne se voit quand on traite les papiers le dimanche soir, en vitesse.
L’offre ne vend pas de la saisie : elle vend du contrôle, avant que l’argent parte.
Comment ça marche
- Tout arrive au même endroitLes e-mails, les photos envoyées sur WhatsApp, le courrier scanné, les espaces en ligne de vos fournisseurs.
- Chaque document est lu et rangéIl reçoit un nom propre et va dans l’une des quatre piles : à vérifier, à traiter, à payer, rangé.
- Les contrôles tournentLa facture est comparée à la commande et au bon de livraison, les doublons sont repérés, un RIB qui change bloque le paiement.
- Les échéances vont dans un échéancierDates de paiement, attestations à renouveler, délais à respecter : plus rien ne se découvre la veille.
- Le point du matin, à 8 h 30Un message WhatsApp : ce qui est arrivé, ce qui est à payer cette semaine, ce qui cloche.
Rien n’est payé automatiquement. Et un RIB ne change jamais sur la foi d’un document : avant tout paiement vers un nouveau RIB, on appelle le fournisseur au numéro déjà connu, pas à celui écrit sur la facture.
Ce que ça contrôle, concrètement
- Facture, commande et bon de livraison : les quantités et les prix doivent correspondre. Un écart est chiffré et signalé.
- Les doublons : la même facture reçue deux fois n’est payée qu’une fois.
- Les RIB modifiés : la fraude au faux fournisseur passe presque toujours par là.
- Les attestations de vigilance de vos sous-traitants, à demander tous les six mois pour un contrat d’au moins 5 000 € HT.
- Les amendes des véhicules de société, pour lesquelles le conducteur doit être désigné sous 45 jours.
Et la facture électronique ?
La généralisation de la facture électronique entre entreprises se fait par étapes, et son calendrier a déjà été repoussé plusieurs fois : vérifiez les dates qui vous concernent auprès de votre comptable. Quoi qu’il arrive, le contrôle reste utile. Une facture électronique peut contenir la même erreur qu’une facture papier.
Pour qui
Pour les petites entreprises qui reçoivent des dizaines de factures et de bons de livraison par mois : artisans du bâtiment (plombiers-chauffagistes, électriciens, couvreurs, menuisiers), garages, cliniques vétérinaires, transport, négoce, et plus largement toute TPE dont le dirigeant fait lui-même les paiements.
Ce que ça coûte
3 500 € de mise en place, puis 350 € par mois. La mise en place comprend le branchement des entrées, les piles et leurs règles, les contrôles, l’échéancier et le point du matin. Pendant le diagnostic, on regarde ensemble ce qui arrive chez vous en un mois. Vous pouvez aussi estimer ce que vos papiers vous coûtent avec le calculateur.
Questions fréquentes
Mon comptable ne fait-il pas déjà ça ?
Votre comptable enregistre ce qui s’est passé, souvent des semaines plus tard. Le contrôle, lui, doit se faire avant le paiement : c’est là qu’une erreur de facture ou un faux RIB coûte de l’argent.
Est-ce que ça remplace mon logiciel comptable ?
Non. Les documents triés et renommés se transmettent à votre logiciel ou à votre comptable, sous la forme qui leur convient.
Et si l’IA se trompe ?
Au moindre doute, le document va dans la pile « À vérifier » et c’est vous qui tranchez. Rien n’est payé ni validé automatiquement.
Qui a accès à mes documents ?
Vous, et Optera IA pour la mise en place et la maintenance. Rien n’est revendu ni réutilisé à d’autres fins.
Est-ce de la dématérialisation des factures fournisseurs ?
Oui, avec le contrôle en plus. Les factures reçues par e-mail, les documents scannés et les photos sont lus, renommés et rangés, comme avec un outil de dématérialisation. Mais chaque facture est aussi comparée à la commande et au bon de livraison, et un RIB qui change bloque le paiement jusqu’à votre accord.
Diagnostic gratuit
Qu’est-ce qui arrive chez vous chaque mois ?
Un message suffit. Je vous réponds sous 24 à 48 heures ouvrées pour caler 20 minutes, en visio, au téléphone ou sur place. Sans engagement.